Sebelum Kita membahas tentang CIM, tidak ada salahnya kita membahas mengenai apa itu IM(Information Management) itu sendiri, setelah itu baru masuk kedalam CIM(Corporate Information Management).
Manajemen Informasi (IM) adalah pengumpulan dan pengelolaan informasi dari satu atau lebih sumber dan distribusi informasi tersebut untuk satu atau lebih penonton. Hal ini terkadang melibatkan orang-orang yang memiliki kepentingan dalam, atau hak untuk informasi tersebut. Berarti manajemen organisasi dan kontrol atas proses, struktur dan penyampaian informasi.
Sepanjang tahun 1970-an ini sebagian besar terbatas pada file, pemeliharaan file, dan siklus hidup pengelolaan file berbasis kertas, media lain dan catatan. Dengan perkembangan teknologi informasi mulai tahun 1970-an, tugas manajemen informasi mengambil cahaya baru, dan juga mulai mencakup bidang pemeliharaan Data. Tidak ada lagi pengelolaan informasi menjadi pekerjaan sederhana yang dapat dilakukan oleh hampir semua orang. Pemahaman tentang teknologi yang terlibat, dan teori di balik itu menjadi sangat perlu. Sebagai penyimpanan informasi bergeser ke cara elektronik, ini menjadi lebih dan lebih sulit. Pada akhir 1990-an ketika informasi secara teratur disebarluaskan melalui jaringan komputer dan dengan cara elektronik lainnya, manajer jaringan, dalam arti, menjadi manajer informasi. Orang-orang menemukan diri mereka bertugas dengan tugas semakin kompleks, hardware dan software. Dengan alat terbaru yang tersedia, manajemen informasi telah menjadi sumber daya yang kuat dan biaya yang besar untuk banyak organisasi.
Singkatnya, manajemen informasi memerlukan pengorganisasian, mengambil, memperoleh dan memelihara informasi. Hal ini terkait erat dan tumpang tindih dengan praktek Manajemen Data.
Menurut Carnegie Mellon School dan pengikutnya, manajemen informasi, yaitu, kemampuan organisasi untuk memproses informasi, merupakan inti kompetensi organisasi dan manajerial. Akibatnya, strategi untuk mendesain organisasi harus mempunyai tujuan untuk meningkatkan kemampuan pemrosesan informasi. Jay Galbraith telah mengidentifikasi lima strategi mendesain organisasi utama dalam dua kategori, yaitu:
1. Pengurangan pengolahan kebutuhan informasi, dengan beberapa pengertian:
a. Manajemen lingkungan
b. Penciptaan sumber daya slack
c. Penciptaan tugas mandiri
a) Manajemen lingkungan. Bukannya beradaptasi dengan perubahan keadaan lingkungan, organisasi dapat mencari untuk memodifikasi lingkungannya. Vertikal dan horisontal kolaborasi, yaitu kerjasama atau integrasi dengan organisasi lain dalam sistem nilai industri berarti khas untuk mengurangi ketidakpastian. Contoh untuk mengurangi ketidakpastian dalam kaitannya dengan tahap sebelum atau menuntut sistem industri adalah konsep Supplier kolaborasi-Pengecer atau Efisien Customer Response.
b) Penciptaan sumber daya Slack(Kendur). Dalam rangka mengurangi pengecualian, tingkat kinerja dapat berkurang, sehingga mengurangi beban informasi tentang hirarki. Sumber daya kendur tambahan, diperlukan untuk mengurangi pemrosesan informasi dalam hirarki, merupakan biaya tambahan untuk organisasi. Pemilihan metode ini jelas tergantung pada biaya alternatif strategi lain.
c) Penciptaan tugas mandiri. Mencapai penutupan konseptual tugas merupakan cara lain untuk mengurangi pemrosesan informasi. Dalam hal ini, satuan tugas-performing memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk melakukan tugas.
Untuk CIM, Struktur yang kita buat nantinya akan memiliki struktur, yakni kita harus memiliki perancangan didalamnya. Lebih lanjut kita lihat di penjelasan dibawah ini :
Proses Manajemen Informasi Perusahaan
Proses pengelolaan teknologi informasi pun harus terlebih dahulu didefinisikan oleh perusahaan sebelum yang bersangkutan dapat merancang struktur divisi atau unit teknologi informasi yang sesuai; karena secara prinsip, terlepas dari jenis atau bentuk struktur organisasi unit teknologi informasi, sejumlah proses tata kelola harus dimiliki oleh perusahaan.
Perancangan dan Organisasi
Terdapat 11 (sebelas) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut:
- Menyusun Rencana Strategis Teknologi Informasi
- Mendefinisikan Arsitektur Informasi Korporat
- Menentukan Arah Perkembangan Teknologi
- Merancang Struktur Organisasi Teknologi Informasi
- Mempertimbangkan Investasi Teknologi Informasi
- Mengkomunikasikan Arah dan Sasaran Manajemen
- Mengembangkan Sumber Daya Manusia
- Menjamin Pemenuhan Standar Eksternal
- Mengkaji Resiko
- Mengelola Proyek Teknologi Informasi
- Memelihara Kualitas
Pengadaan dan Implementasi
Terdapat 6 (enam) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut :
- Mengidentifikasikan Solusi bagi Perusahaan
- Mengadakan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi
- Membangun dan Mengembangkan Infrastruktur Teknologi
- Menyusun Prosedur Kerja dan Pemeliharaan
- Mengakreditasi Sistem
- Mengelola Perubahan
Penyelenggaraan dan Pelayanan
Terdapat 13 (tiga belas) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut :
- Menentukan Standar Kepuasan
- Memonitor Keterlibatan Pihak Ketiga
- Menjaga Kinerja dan Kapasitas
- Menjamin Pelayanan yang Berkesinambungan
- Mengelola Sistem Keamanan
- Mengidentifikasikan dan Mengalokasikan Biaya
- Mendidik dan Melatih Pengguna
- Membantu Pelanggan Sistem
- Memantau Konfigurasi
- Mengatasi Keluhan dan Masalah
- Mengelola Data
- Mengelola Fasilitas
- Mengelola Operasi
Pengawasan dan Evaluasi
Terdapat 4 (empat) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut :
- Memantau Keseluruhan Proses
- Mengkaji Ketersediaan Kontrol Internal
- Menyediakan Penjamin Independen
- Mempersiapkan Tim Audit Independen
Paling tidak ada 4 (empat) fungsi yang harus dimiliki oleh perusahaan dalam hal pengelolaan terhadap informasi perusahaan yang dimilikinya :
- Planning Function, yang bertanggung jawab terhadap proses perencanaan kebutuhan teknologi informasi agar sejalan dengan rencana bisnis dan kebutuhan korporat;
- Implementation Function, yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses penerapan dan penyelenggaraan aplikasi teknologi informasi agar dapat berjalan sesuai dengan keinginan;
- Supports and Services Function, yang bertanggung jawab terhadap berbagai aktivitas penunjang dan pelayanan para pengguna yang membutuhkan pertolongan dalam menggunakan teknologi informasi; dan
- Monitoring Function, yang merupakan suatu aktivitas pengawasan agar keseluruhan proses berjalan sesuai dengan aturan main yang berlaku sehingga tercipta kualitas tata kelola yang diharapkan.
2. Meningkatkan kapasitas pemrosesan informasi organisasi, dengan pengertian:
a. Penciptaan hubungan lateral
b. Vertikal sistem informasi
a) Penciptaan hubungan lateral. Dalam hal ini, proses pengambilan keputusan ditetapkan lateral yang melintasi unit-unit organisasi fungsional. Tujuannya adalah untuk menerapkan sistem subsidiaritas keputusan, yaitu untuk memindahkan kekuasaan keputusan untuk proses, bukannya memindahkan informasi dari proses tersebut ke dalam hirarki untuk pengambilan keputusan.
b) Investasi dalam sistem informasi vertikal. Daripada pengolahan informasi melalui saluran hirarki yang ada, organisasi dapat membangun sistem informasi vertikal. Dalam hal ini, arus informasi untuk suatu tugas tertentu (atau serangkaian tugas) yang diarahkan sesuai dengan logika bisnis diterapkan, bukan organisasi hirarkis.
Sekian Penulisan artikel saya mengenai CIM dan IM, sekian dan terima kasih, Assalamualaikum Wr. Wb.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar