SII (Strategy of Information Integration), Untuk mengintegrasi sistem yang gagal

SII (Strategy of Information Integration) Banyak digunakan untuk menyelesaikan integrasi sistem yang tidak berhasil. Tidak berhasil disini apabila salah satu permasalahan rumit yang sering ditemukan para praktisi teknologi informasi adalah ketika menghadapi tantangan dimana sejumlah sistem informasi yang berbeda harus diintegrasikan.

Dimana peristiwa yang dimaksud adalah saat terjadinya aktivitas merger dan akuisisi, penggabungan satu atau dua institusi pemerintahan, kerjasama program berbasis lintas sektoral, dan lain sebagainya. Tanpa adanya strategi yang jelas, maka sering kali kegiatan integrasi sistem tersebut menemui jalan buntu, atau tidak berhasil.

Kunci permasalahan terjadinya fenomena tersebut pada dasarnya terletak pada kesalahan pemilihan pendekatan atau metodologi proses terkait. Dalam menghadapi tantangan ini, metodologi yang dipergunakan harus mampu menjawab berbagai kendala teknis maupun non teknis yang sering ditemukan pada setiap kiat penggabungan. Artinya, metodologi yang dipakai harus dibangun dengan memperhatikan berbagai aspek yang dimaksud tersebut.

Maka dari itu perlu adanya SII (Strategy of Information Integration) yang berarti situs Integrasi Informasi agar solusi dari integritas sistem tersebut tidak lagi mendapatkan jalan buntu.

Ada 6 tingkat integrasi, antara lain:

    * Tahap I: Eksploitasi kapabilitas Lokal

Pada tahap ini, perlu dilaksanakan pengembangan kapabilitas dari sistem informasi masing-masing organisasi. Agar dapat memahami secara benar batasan maksimal kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan kebutuhan manajemen strategis dan operasional organisasi yang bersangkutan. Hasil dari tahap ini adalah pemahaman dari keunggulan dan keterbatasan sistem informasi dari masing-masing organisasi dan segenap pihak yang bermitra.

Tujuan dari dilakukannya tahap ini adalah untuk memahami secara sungguh-sungguh batasan maksimal kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan kebutuhan manajemen strategis dan operasional organisasi yang bersangkutan - baik dilihat dari segi keunggulannya maupun keterbatasannya. Hasil penelitian ini sangatlah berguna untuk tahapan selanjutnya, terutama nanti dalam melihat cara-cara mengatasi keterbatasan masingmasing sistem informasi terkait.

    * Tahap II: Lakukan Integrasi Tak Tampak

Setelah Tahap I dilakukan, maka tahap berikutnya adalah saling tukar-menukar sistem informasi yang telah di pikirkan. Kemudian organisasi-organisasi yang terlibat berkumpul untuk memikirkan kepentingan menuju keberhasilan. Hasil dari tahapan ini adalah kesadaran dan kepercayaan untuk menemukan solusi.

Jika hal ini berhasil dilakukan, maka tingkat yang tersulit dalam integrasi, yaitu duduk bersama untuk memikirkan kepentingan yang lebih besar berhasil dilalui. Pada saat inilah sebenarnya hakekat "integrasi" telah dilakukan. Secara teknis yang biasa ditampilkan adalah ide-ide solusi dalam bentuk penambahan sejumlah entitas atau komponen sebagai jembatan antara satu sistem dan sistem lainnya tanpa harus merusak masingmasing sistem informasi yang telah dianggap baik bekerja oleh setiap organisasi yang ada. Artinya adalah bahwa secara vertikal, masing-masing sistem informasi tetap melayani setiap organisasi terkait, sementara secara horisontal telah dilakukan proses integrasi dalam penambahan komponen baru hasil diskusi beragam organisasi yang terlibat (misalnya: interface, middleware, application integration system, database clearing house , dll.). Rilis sesungguhnya dalam tahap ini adalah kepercayaan dan kesadaran akan perlunya kerjasama untuk memecahkan solusi.

    * Tahap III: Kehendak Berbagi Pakai

Tahap berikutnya, mengevaluasi seberapa efisien dan optimal kah solusi yang telah didapat dari tingkat sebelumnya dalam keterkaitannya dengan sumber daya organisasi. Dan pada tingkat ini, telah mulai menentukan apa saja yang digunakan dalam masing-masing organisasi. Hasilnya adalah mulai bergesernya pemikiran-pemikiran yang didominasi oleh faktor emosional.

Ketika skenario pada tingkat kedua telah berjalan dengan baik (baca: efektif), langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi seberapa efisien dan optimal solusi tersebut berhasil dibangun terutama dalam kaitannya dengan pemanfaatan beraneka ragam sumber daya organisasi. Tentu saja efisiensi dan optimalisasi tertinggi belum terlihat dalam solusi tersebut karena dibangun dengan paradigma "tidak mengganggu" masing-masing sistem informasi. Sekali lagi para CIO akan berkumpul dan melihat bahwa banyak peluang untuk meningkatkan kinerja solusi yang dihasilkan jika dan hanya jika adanya "sharing" atau pola berbagi pakai antar sumber daya teknologi informasi yang dimiliki masing-masing organisasi. Dalam konteks inilah mulai terlihat adanya penawaran untuk misalnya menggunakan server dari organisasi A, aplikasi dari organisasi B, database dari organisasi C, jaringan dari organisasi D, dan lain sebagainya. Semua itu terjadi sebagai dampak kehendak untuk mencari solusi yang terbaik, sehingga seluruh CIO merasa tertantang intelejensianya dalam menghasilkan sistem yang dimaksud. Rilis terpenting dari tahap ini adalah mulai bergesernya pemikiran-pemikiran yang didominasi oleh faktor emosional ke ide-ide brilian yang dipandu oleh pemikiran rasional.

    * Tahap IV: Redesain Arsitektur Proses

Pada Tahap ini CIO akan mempelajari terlebih dahulu, kemudian merancang arsitektur proses baru yang akan dipresentasikan kepada petinggi-petiggi organisasi. Hasil dari tahap ini adalah kesepakatan untuk melakukan kolaborasi dengan memperhatikan nilai dari pemegang kepentingan utama dari seluruh organisasi yang berkolaborasi.

Disinilah tingkat penentu integrasi diuji kembali, karena yang akan terlibat tidak sekedar para CIO, melainkan pimpinan nomor satu dari masing-masing organisasi. Kegiatan kolaborasi ini akan efektif jika dimulai dari akhir, dalam arti kata menggunakan kebutuhan pemegang kepentingan akhir (yaitu pelanggan atau publik) sebagai target solusi redesain. Dengan berpegang pada konsep dan teori BPR (= Business Process Reengineering) sejumlah usaha untuk melakukan eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan otomatisasi proses akan dilakukan. Hal yang perlu diperhatikan di sini adalah semangat kolaborasi antar CIO yang harus ditularkan ke para pimpinan organisasi.

    * Tingkat V: Optimalkan Infrastruktur

Hasil dari tahapan ini adalah sebuah sistem informasi terpadu yang dapat bekerja secara efektif melayani berbagai kepentingan dari berbagai sudut.

Perlu diperhatikan bahwa proses optimalisasi bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pemegang kepentingan utama dengan batasan (baca: contraint) tetap dijaganya kinerja masing-masing sistem informasi untuk melayani organisasi yang ada secara vertikal. Keluaran dari tahap optimaliasi ini adalah sebuah sistem informasi terpadu yang dapat bekerja secara efektif melayani kepentingan vertikal maupun horisontal. Dan tentu saja yang tidak kalah pentingnya, yaitu semakin eratnya relasi antar organisasi yang berkolaborasi setelah melewati sejumlah tahap sebelumnya.

    * Tingkat VI: Transformasi Organisasi

Maksud tahapan terakhir ini adalah mentransformasikan masing-masing organisasi yang diakibatkan dari dinamika kebutuhan lingkungan eksternal organisasi yang adaptif terhadap berbagai perubahan.

Sistem informasi kontemporer yang dibangun dengan menggunakan paradigma rumah tumbuh dan berbasis komponen (baca: object-based approach) secara tidak langsung akan menular ke karakteristik dari organisasi terkait. Artinya, sejumlah hal baru akan tumbuh menggantikan sesuatu yang telah lama dianut, misalnya:

• Transformasi dari organisasi berbasis struktur dan fungsi menjadi organisasi berbasis proses;

• Transformasi dari organisasi berbasis sumber daya fisik menjadi organisasi berbasis pengetahuan;

• Transformasi dari organisasi berbasis kebutuhan pemilik kepentingan internal menjadi organisasi berbasis kebutuhan pemilik kepentingan eksternal;

• Transformasi dari organisasi berbasis rantai nilai fisik menjadi organisasi berbasi rantai nilai virtual; dan lain sebagainya.

Tahapan Setelah Integrasi

Dengan memperhatikan jaringan kejadian di atas, terlihat bahwa proses integrasi merupakan sebuah strategi transisi yang terjadi secara alami, bukan dipaksakan oleh satu atau dua kubu kepentingan tertentu. Hal inilah yang sebenarnya menjadi kunci untuk melumerkan ketegangan politis yang terjadi dalam setiap proyek penggabungan atau kolaborasi sistem informasi. Dalam prakteknya, rangakaian tahapan tersebut akan berlangsung membentuk siklus hidup yang tidak berkesudahan, sejalan dengan keinginan setiap organisasi untuk selalu memperbaiki kinerjanya dari waktu ke waktu. Tentu saja setelah melalui proses evaluasi dan pembelajaran yang terjadi secara kontinyu dan berkesinambungan.